Effektiv styring af mødefaciliteter

Uanset om du er en virksomhed eller flere virksomheder, der deler mødelokaler, er det irriterende at skulle gå overalt for at finde et rum til at være vært for dit møde. Og at ankomme til et besat værelse, når du ved, at du har reserveret det på forhånd, kan være irriterende. Der skal være en bedre løsning... Det kaldes Meeting Room Displays.

Indholdsfortegnelse

Hvordan virker det?

Nå, løsningen fungerer ved at placere en skærm uden for hvert mødelokale. Dette skærmbillede knyttes derefter til kalendersystemet, hvor du booker mødefaciliteterne. I regi af NordicScreen kaldes dette system Q-Cal mødelokale skærme.

Q-Cal er et kalendersystem med mange muligheder. En af mulighederne er at integrere med din firmakalender uanset om du bruger GSuite eller Office365. Med denne integrationsmulighed og Q-Cal-appen installeret på dine mødelokalers skærme gør Q-Cal det muligt for skærmene at kommunikere med kalenderen i det specifikke mødelokale. På grund af dette er du i stand til at se dagens tidsplan lige der på skærmen. Du ved præcis, hvornår rummet er optaget.

Når dit møde starter, skal du bare trykke på startknappen og bekræfte, at du rent faktisk bruger lokalet. Hvis der ikke trykkes på startknappen efter f.eks. 5 minutter fra mødets start, bliver mødelokalet automatisk tilgængeligt, og det vises i virksomhedens kalender.

Hvis dit møde slutter tidligt, skal du blot trykke på knappen Afslut møde, og lokalet bliver øjeblikkeligt tilgængeligt, og alle vil kunne booke det i firmakalenderen igen.

Med ad-hoc-bookinger er du i stand til at booke ledige mødelokaler lige der på skærmen uden for selve lokalet. Systemet giver automatisk besked til firmakalenderen, så rummet vises som besat.

Hvorfor skal du have en effektiv mødefacilitet?

En opsætning med Q-Cal Meeting Room Displays hjælper dig med at gøre brugen af dine mødefaciliteter mere gennemsigtig og automatiseret. Alle sparer tid, fordi ingen skal løbe rundt i hele virksomheden på udkig efter et mødelokale, og ingen ved et uheld besatte et værelse, der allerede er booket.

Især muligheden for at få øje på ledige mødelokaler langt væk er en af fordelene, som overbeviste Dansk Industri for at udvide sin løsning.

Hvis du pludselig oplever, at folk har problemer med at finde steder at være vært for deres møder som Fødevarediagnostik Da Covid-19-pandemien startede, kan en løsning som Q-Cal Metting Room Displays hjælpe dig med at administrere dine faciliteter effektivt. Sparer dig besværet og pengene ved at bygge ekstra mødelokaler.

Sådan kommer du i gang

Godt, vi vil anbefale at ringe til os.

Du tænker sandsynligvis, de er nødt til at sige det, men... vi mener det faktisk. Ved at ringe til os kan vi i samarbejde med dig vurdere din situation og ud fra det give dig en skræddersyet løsning, der passer til din unikke situation.

Når det er sagt, indeholder de fleste løsninger til visning af mødelokaler følgende tre ting:

En skærm i mødelokalet

Hvilket dybest set er en digital berøringsskærm, og afhængigt af antallet af mødelokaler, har du muligvis brug for flere.

Da vi er en softwarevirksomhed, sælger vi ikke meget hardware. Men til en displayløsning for mødelokaler anbefaler vi ofte en 10″ Android-baseret Panel-pc fra ProDVX, som vi er i stand til at give dig.

Tjek ProDVX-bloggen og lær, hvordan du sparer tid med en displayløsning til mødelokaler.

Et Q-Cal-abonnement

Med et Q-Cal-abonnement kan du designe layoutet af dit mødelokale-display nøjagtigt, som du vil. Vi kan hjælpe dig med at annoncere dine egne brandfarver, logo og måske et baggrundsbillede.

Med online Q-Cal platform, forbinder du alle dine skærme i mødelokalet til én konto, hvorfra du kan ændre eller tilføje nye designs til alle dine skærme.

En kalenderintegration

Godt, dette er valgfrit, men de fleste mennesker har det. Q-Cal-platformen er et kalendersystem, og hvis du vil, kan du bruge det direkte som det er. Det betyder, at du og så mange brugere, som du ønsker, kan få adgang til systemet og bruge det til direkte at booke dine mødelokalefaciliteter.

Da du sandsynligvis allerede har et kalendersystem, hvor du og dine kolleger kan holde styr på dine møder og booke mødelokaler, er det meget nemmere for dig, at fortsætte med at bruge det system, du kender. Derfor kan Q-Cal integreres med mange forskellige kalendersystemer. Bruger du f.eks. Office365, skal du bare bruge din masterkonto og logge ind med Azure. Nu importeres dataene fra din kalender automatisk til Q-Cal og distribueres til dine mødelokalers skærme. Med integrationen på plads bruger du blot dit kalendersystem f.eks. Office365, som normalt.

Et professionelt og fantastisk design?

Et mødelokale-display er en del af din virksomhed og noget, som alle, der bruger dine mødelokaler, vil se. At have et design, der svarer til dit brand og hjælper med at vise din virksomhed professionelt og stilfuldt.

Hvad er prisen?

Prisen på en Q-Cal mødelokalskærm løsningen afhænger meget af dig og dine behov. Skærm og indhold er typisk de to faktorer, der bestemmer prisen på din løsning.

Afhængigt af hvilke typer skærme du ønsker til din løsning, vil prisen uundgåeligt blive påvirket. Og selvfølgelig vil antallet af skærme, du har brug for, også påvirke prisen. Nederst på vores prisside kan du se prisen på vores standardskærme.

Indhold... Afhængigt af om du vil bruge dit Q-Cal-abonnement til mere end bare mødelokale skærme eller ej, kan det også påvirke prisen. Q-Cal har mange forskellige funktioner, som hjælper med at gøre dit liv lettere.

For at opsummere...

En Q-Cal Meeting Room Display-løsning hjælper dig med at spare tid og potentielt penge. Med en effektiv og gennemsigtig måde at administrere dine mødefaciliteter på, behøver ingen bekymre sig om ikke at finde et ledigt mødelokale. Med kommunikationen mellem mødelokalets display og din kalender opdateres kalenderen automatisk baseret på uventede ændringer, hvilket kan endda hjælpe dig med at undgå at skulle bygge nye mødelokaler.

En Q-Cal Meeting Room Display-løsning kræver et Q-Cal-abonnement og nogle mødelokaludstillinger, som du alle kan bestille her på NordicScreen.

Ring til os, så hjælper vi dig med at finde den perfekte løsning.