NS logo

Hvordan Farum Arena transformerede deres eventplanlægning

Lad os se på, hvordan vi hjalp Farum Arena med at ændre måden hvorpå de holder overblik over, og forbereder deres events. Fra et manuelt pen-og-papir-system til en effektiv og brugervenlig løsning.

Farum Arena er en multifunktionel arena, der er vært for forskellige sportsbegivenheder som blandt andet basketball- og håndboldkampe eller gymnastik arrangementer. Arenaen kan rumme omkring 3.000 gæster og har 5 forskellige haller til brug.

Lokation: Copenhagen, Denmark

Produkter:
Q-Play
Q-Cal – Booking 
Q-Cal Visitor Management

Udfordringen med overblik

Farum Arena er vært for en række forskellige sportsbegivenheder, som hver især kræver korrekt planlægning, opsætning af faciliteter og klargøring af det rigtige udstyr. Det er derfor vigtigt at have et godt overblik over det hele, for at sikre at alt kører nemt og effektivt.

Tidligere håndterede Farum Arena denne proces med pen og papir. På trods af at dette var enkelt, havde det dog også sine ulemper. Da der kun var én fysisk tjekliste til rådighed, var alle nødt til at markere de udførte opgaver på det samme ark. Hvis papiret forsvandt, eller blev forelagt, kunne ingen vide, hvilke opgaver der allerede var blevet løst.

En anden udfordring med pen og papir processen er, at personalet skulle tjekke ind hos hinanden for at undgå dobbeltbookinger eller for at tjekke op på, hvordan forberedelserne skred frem, hvilket tog af deres værdifulde tid. 

De kontaktede os for at finde en bedre løsning, som var den helt rigtige for dem.

Løsningen

Da vi så på deres udfordringer, fandt vi frem til at, nøglen til at løse deres problemer består af to trin

Specialfremstillet kalender

For det første var det vigtigt at give dem et overblik over alle deres data. 

For at opnå dette designede vi en specialfremstillet kalender, der giver dem mulighed for at indtaste alle kommende begivenheder. Hver begivenhed indeholder vigtige detaljer som sted, tid og begivenhedstype, men endnu vigtigere er det, at den kommer med en tilknyttet to-do-liste. Med et enkelt klik kan medarbejderne så straks se, hvilke opgaver der skal udføres, før begivenheden finder sted.

Kalenderen oprettes for hele året og gør det derfor nemt for alle at se, hvad der skal ske hvornår. 

Dataene i kalenderen synkroniseres med Winkas, så begivenheder og deres tilknyttede opgaver kan oprettes eller administreres direkte i enten Q-cal eller i Winkas.

Touchskærm på stedet

Hele kalenderløsningen er tilgængelig på en touchskærm direkte i Farum Arena. Det giver derfor personalet mulighed for blot at trykke på en begivenhed for at se alle forberedelses opgaverne. Når alle opgaverne er udført, kan de så markere det som “færdigt” direkte på den samme skærm. Begivenheden skifter derefter farve til grøn og signalerer dermed til alle, at lokalet er blevet ordentligt forberedt og er klar til brug.

Disse oplysninger synkroniseres tilbage til Q-cal og Winkas, så det altid er nemt for alle at tjekke.

 

Det er også super nemt at tilføje ekstra opgaver, eller at rapportere at lokalet ikke er færdigt og står klar til den pågældende begivenhed. Personalet kan blot markere begivenheden som “ikke færdig“. Begivenheden vil også automatisk blive markeret som “ikke færdig“, hvis der tilføjes flere opgaver.

Det giver dem mulighed for at fokusere på det, de er bedst til

Med vores løsning har Farum Arena ændret den måde, hvorpå de administrerer deres events. Ved at erstatte pen og papir med en digital løsning har de elimineret muligheden for fejl og sparet værdifuld tid.

Det giver dem derfor mulighed for at fokusere på det de er bedst til, nemlig at organisere mindeværdige events, mens vores software tager sig af resten.

Har du brug for en speciallavet løsning, der sparer dig tid?

Book et møde med os, og vores team vil med glæde præsentere dine muligheder og besvare alle dine spørgsmål

Rounded images of two sales people from NordicScreen. Daniel to the left and Luca to the right.
NordicScreen logo
Produkter pil menu

Q-Play icon Q-Play – Infoskærme

Design og udvikl dine infoskærme

Q-Play icon Q-Cal – Datavisualisering

Automatisér kalenderdata og visualisér det

Q-Play icon Q-Host – Mødebooking

Sikrer effektiv brug af konferencefaciliteter

Q-Play icon Q-Visit – Gæsteregistrering

Skab en professionel og digital gæsteoplevelse

Q-Play icon Q-Power – Strømstyring

Automatisér strømstyring og sikr ressourcebesparelse